Afspraken inplannen voor HR en P&O afdelingen

De afdeling Human Resources (HR) of P&O heeft vanouds veel administratieve taken. Het inplannen van allerlei afspraken kost veel tijd: voor sollicitaties, beoordelings- of functioneringsgesprekken, medische keuringen, en cursussen en trainingen voor om- en bijscholing.

Een groot aantal organisaties in Nederland heeft inmiddels ervaren dat Reflex Appointment een zeer geschikte tool biedt om een groot deel van die afspraken op een handige manier te regelen. Niet langer keer op keer Outlook-uitnodigingen versturen, wijzigen en annuleren en presentie bijhouden in Excel, maar een centraal online systeem, zichtbaar voor alle betrokkenen. Waar mogelijk blijft de verantwoordelijkheid ook in de lijn, direct bij uw collega’s zelf, en hoeft de afdeling HR of P&O niet meer het administratieve tussenstation te zijn.

Trainingen en cursussen

Bij de gemeente Alphen aan den Rijn bijvoorbeeld melden medewerkers zelf aan of af voor cursussen, van om- of bijscholing tot certificeringstrajecten. Het systeem van Reflex verzorgt de administratie hiervan automatisch. Voor alle betrokkenen is eenvoudig en in één oogopslag te zien wie wanneer welke training gaat volgen of heeft gevolgd. Kan een medewerker niet, bijvoorbeeld vanwege ziekte? Dan wijzigt hij of zij dit zelf. De afdeling HR of P&O wordt hiermee ontlast en kan zich toeleggen op de inhoudelijke vragen over de training of cursus. Met Reflex Appointment verbetert die afdeling dus direct de kwaliteit van de dienstverlening.

Hoe het werkt? Reflex Appointment heeft een directe real time koppeling met de Outlookagenda van uw collega’s. Trainingen en cursussen worden via onze online tool direct in de agenda van uw collega’s ingepland, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan over tijdstippen en locaties en dubbele afspraken niet mogelijk zijn.

Verstrekkingen

Een andere toepassing van Reflex Appointment is voor verstrekkingen. Bijvoorbeeld uitgifte of omwisselen van laptops of mobiele telefoons, waarbij in een korte periode veel afspraken moeten worden ingepland. Zie bijvoorbeeld Scholten Awater. Betrokkenen krijgen per email een uitnodiging voor een afspraak, inclusief de beschikbare dagen en tijden, kruisen hun voorkeur aan en ontvangen per email een bevestiging, die ook verschijnt in hun (Outlook) agenda. Ook wijzigingen kunnen automatisch worden verwerkt, en een dag voor de afspraak stuurt het systeem nog een reminder. Dat scheelt veel tijd, gedoe en administratie: makkelijker kan het niet!

Lees meer over de ervaringen van organisaties zoals gemeente Alphen aan den Rijn, of Scholten Awater.



Inschrijven voor cursussen

“We organiseren heel veel trainingen voor onze 850 medewerkers. Soms op vraag van hen, soms op vrijwillige basis en af en toe gaat het om verplichte trainingen. We zochten naar een systeem om de aanmeldingen te automatiseren en toen kwam Reflex Appointment boven”, Bekijk de klantcase