Deelt u uw vergaderruimte(s) met meerdere andere bedrijven? Of werkt u in een bedrijfsverzamelgebouw?
Bedrijfsverzamelgebouwen

Vergaderruimte(s) delen met meerdere bedrijven

Deelt u uw vergaderruimte(s) met meerdere andere bedrijven? Of werkt u in een bedrijfsverzamelgebouw? Dan heeft uw vergaderruimte naar alle waarschijnlijkheid geen gedeelde, online inzichtelijke, agenda en verloopt het vastleggen van een ruimte vaak via een secretariaat. Dat levert frustratie op. U bent niet flexibel en legt niet even snel een vergaderruimte vast voor een overleg met die belangrijke klant. En wie maakt het meest gebruik van de vergaderruimte en hoe worden deze kosten verrekend? Daar hebben we met Reflex RoomManager een oplossing voor.

Online inzage in de agenda

Reflex RoomManager biedt de mogelijkheid om via een publieke module vergaderruimtes te reserveren. Deze module is voor ieder bedrijf toegankelijk en kan worden afgeschermd door middel van een inlog. De vergaderruimte is online beschikbaar, heeft een eigen agenda en geeft een overzicht weer van in de ruimte aanwezige faciliteiten. U boekt ook direct aanvullende diensten, zoals koffie, thee of lunch. Vanaf elke locatie, via uw mobiele telefoon, tablet, laptop of desktop. En van iedere reservering ontvangt u per mail een bevestiging, zodat geen verwarring meer over uw reservering kan ontstaan. Via de mobielvriendelijke publieke module plannen uw medewerkers ├ęcht altijd en overal vergaderingen in, waardoor uw organisatie een stuk flexibeler is en sneller kan schakelen.

Bezettingsgraad

We komen nog wel eens tegen dat bedrijven vergaderfaciliteiten delen, maar de kosten gelijk worden verdeeld. Met Reflex RoomManager heeft u de bezettingsgraad met een druk op de knop inzichtelijk en verdeelt u de kosten van de vergaderruimte naar gelang het gebruik ervan. Dat is eerlijk en effici├źnt.

RoomManager met zaalscherm

Wanneer vindt de volgende meeting plaats? Is deze ruimte nu vrij of bezet? Vragen die onnodig leiden tot verwarring en onderbroken bijeenkomsten die u eenvoudig oplost met een tabletformaat touchscreen bij de vergaderruimte, gekoppeld aan Reflex RoomManager. Het scherm geeft de agenda van de zaal weer en maakt het mogelijk om de ruimte direct vast te leggen als deze vrij is. De zaalschermen bieden u diverse voordelen:

  • De schermen zijn voorzien rode en groene LED-lampjes, deze tonen of de vergaderzaal bezet is of vrij;
  • Plug & Play: dus heel eenvoudig te installeren en te gebruiken;
  • Een veilige en betrouwbare connectie naar uw Office 365 omgeving;
  • Met de beschikbare set-up wizard is het systeem binnen twee minuten in de lucht en onderhoudsvrij.

Klik hier voor meer informatie over de zaalschermen.



Altijd en overal inzage in uw reserveringen?

Plan een online demo